Ежедневный план: почему планирование помогает эффективно организовать работу команды

27.01.21    Работа и персонал

Первый этап, предшествующий запуску проекта – планирование, включающее в себя определение поставленных целей, задач и подзадач, рабочего графика, сроков исполнения и распределение имеющихся ресурсов.

Грамотное планирование – залог успешного управления проектом и достижения поставленных перед ним целей, особенно если речь идет о крупном и долгосрочном.

Успешные менеджеры проектов делают акцент на том, что значительно большую эффективность демонстрирует изначальное привлечение к процессу планирования членов проектной группы.

Какие преимущества дает привлечение к планированию участников команды?

Мотивация и ответственность

Получая уже готовые задания, сотрудники не всегда способны четко осознать общие цели проекта. Частым следствием этого, становится непонимание того, какое влияние окажет их работа на работу других членов команды и результаты проекта в целом. Если же исполнителям предоставлена возможность принимать непосредственное участие в планировании на старте проекта, это позволяет каждому из них увидеть более масштабную картину.

Прямым следствием того, что у каждого из участников проектной группы появится чувство ответственности, станет управление по-настоящему мотивированной и целеустремленной командой.

Рост квалификации членов проектной группы

Активное привлечение сотрудников к процессу планирования дает прочную почву для различных экспериментов и получения ими новых знаний/навыков. Создание такой среды, где поощряется обмен опытом и взаимная ответственность, не только определенно полезно для совершенно любой организационной культуры, но и способствует повышению профессиональному уровню рабочей группы.

Повышение эффективности путем делегирования

На начальной стадии реализации проекта распределение задач и подзадач между исполнителями осуществляется в соответствии с их навыками. Еще более разумно сделать это на этапе планирования. Подобный подход способствует значительному ускорению совместной подготовки и анализа.

Рекомендации по построению процесса планирования

Залогом того, что формирование совместного подхода к планированию работы проекта с привлечением участников команды пройдет успешно, выступает применение грамотных методов.

Идеи для оптимального ежедневного планирования:

№1. Проведение мозговых штурмов

Регулярное проведение мозговых штурмов с целью генерирования новых идей и достижения высокого результата осуществляется благодаря четко структурированному подходу.

№2. Создание общего плана проекта

На первом этапе совместного планирования рекомендуется создать общий и централизованный документ. Лучше всего для этой цели использовать специальное программное обеспечение, которое призвано данный процесс автоматизировать, а значит и в значительной степени его упростить. Таким образом удается обеспечить возможность совместной работы всей проектной группы над единым документом, а также ссылаться на другие документы либо делиться ими с другими отделами.

№3. Использование специального подхода

Есть немало эффективных подходов к планированию, заслуживающих того, чтобы их опробовать и определить тот, который продемонстрирует наилучший результат.

Так одним из популярных является метод «гибкого планирования». Его суть сводится к созданию расписания спринтерских планов для проектной группы, представленных в форме небольших рабочих циклов. Подобный подход предоставляет наилучшие возможности для получения обратной связи, а при условии изменения приоритетов, – для их повторения.

Еще один метод, завоевавший широкое распространение, – метод оценки и анализа программ. В его рамках используются эффективные инструменты (например, диаграммы Ганта либо матрица Эйзенхауэра).

Каждый из существующих подходов обладает своими достоинствами и отличается различным уровнем сложности.

№4. Обеспечение бесперебойной связи

В процессе плотной работы над совместным проектом важность тесной коммуникации между сотрудниками имеет первостепенное значение. Данное понятие включает в себя не только общий доступ ко всей документации, но и организацию надежных каналов связи для общения с каждым членом проектной группой.

Резюме

Важно понимать, что планирование проекта ни в коем случае стоит приравнивать к напряженному первому шагу, предпринятому руководством в отрыве от будущих исполнителей. Заручившись поддержкой участников проектной группы в процессе первичного планирования и последующей реализации проекта, удастся грамотно распределить ответственность и успешно достичь поставленных целей.

Worksection – эффективное приложение для постановки задач
Worksection представляет собой универсальную платформу для компаний, организаций и предприятий различного масштаба и направленности, отличающуюся легкой адаптивностью под индивидуальные потребности конкретного проекта, надежностью и удобством в использовании.

Worksection характеризуется емким функционалом возможностей и набором встроенных Agile инструментов, что создает оптимальные условия для ежедневного и долгосрочного планирования работы проекта и членов проектной команды, контролировать выполнение задач, создавать разные типы отчетов по заданным параметрам.

 

Читайте также:

• Секреты подбора команды IT-специалистов;
• Карантин - повод для перевода it инфраструктуры компании в облако;
• Google: 8 советов, как продуктивно работать из дома;
• Преимущества работы на бирже фриланса;
• Курс Молодого Бойца;