Любая хорошая система управления контентом (content management system или CMS) должна обеспечивать доступ нескольких пользователей, это совершенно необходимо, если над созданием сайта работают несколько человек, например IT отдел или группа дизайнеров. CMS должна позволять пользователям из разных областей бизнеса или дизайна, или из разных организаций внести свой вклад в создание веб-сайта. Очень часто возникает необходимость в тщательном контроль над тем, кто в какой степени имеет возможность редактировать сайт. Администраторы сайта должны быть в состоянии ограничить доступ к определенным страницам или даже целым разделам сайта.
Индивидуальные учетные записи и пароли позволяют легко устанавливать различные уровни доступа. Но, даже при тщательном мониторинге, что-то ненужное может просачиваться. Вот почему все серьёзные CMS инструменты должны включать возможность для администраторов утверждать контент прежде чем он будет опубликован. Много пользователей означает, что создаётся много контента, так что возможность контролировать и управлять новым контентом имеет неоценимое значение, особенно для бизнеса.
С использованием плагинов хорошая CMS предоставляет пользователям возможность полностью настроить внешний вид сайта или интернет-магазина. Должна быть обеспечена возможность управлять дизайном и контентом как отдельными объектами. Шаблоны могут послужить основой для этого, но нужно иметь возможность редактировать различные части шаблона в случае необходимости. Должна быть возможность настройки всего — от цвета страницы и шрифта до меню стилей с одной центральной панели. Таким образом, администраторы сайта могут создать правильный вид и реализовать его на всем сайте. Чем более гибкая CMS, тем лучше она может быть приспособлена для нужд компания или частных лиц, желающих построить привлекательный, качественный сайт.
Взаимодействие с пользователями особенно важно для компаний, стремящихся к обратной связи с клиентами. Инструменты для комментирования, поддержка форумов, позволяющих посетителям сайта оценивать контент, должно быть стандартами в CMS. Бизнесмены могут использовать эти инструменты, чтобы лучше понять, как клиенты оценивают их товары и услуги. Общение с клиентами для своевременной коррекции бизнеса очень важно. Кто этим пренебрегал, из бизнеса давно вылетели.